Αναφορές Απογραφών

Επισκόπηση

Η σελίδα Αναφορές Απογραφών σας επιτρέπει να δείτε το ιστορικό όλων των ολοκληρωμένων απογραφών του καταστήματος. Από εδώ μπορείτε να:

• Δείτε λεπτομερή αποτελέσματα κάθε απογραφής
• Εντοπίσετε διαφορές μεταξύ μετρημένου και αναμενόμενου αποθέματος
• Βρείτε ελλείψεις (αρνητικές διαφορές) και πλεονάσματα (θετικές διαφορές)
• Δείτε τα αυτόματα παραστατικά που δημιουργούνται (Παραστατικά Παραλαβής για πλεονάσματα, Παραστατικά Καταστροφής για ελλείψεις)
• Εξάγετε αναφορές σε Excel για ανάλυση ή φορολογικό έλεγχο

Η σελίδα αποτελείται από δύο επίπεδα:

1. Λίστα Απογραφών: Πίνακας με όλες τις ολοκληρωμένες απογραφές
2. Λεπτομερής Προβολή: Κλικ σε απογραφή → δείτε όλα τα προϊόντα και τις διαφορές τους

Απαιτούμενα Δικαιώματα

Για να έχετε πρόσβαση στη σελίδα χρειάζεστε έναν από τους παρακάτω ρόλους:

• Warehouse (Αποθήκη)
• Admin (Διαχειριστής)

Αν δεν έχετε τα κατάλληλα δικαιώματα, δεν θα μπορείτε να δείτε την επιλογή "Αναφορές Απογραφών" στο μενού.

Πρόσβαση στη Σελίδα

Για να μεταβείτε στις Αναφορές Απογραφών:

Τρόπος 1: Από την Κεντρική Σελίδα Αποθηκών

1. Μεταβείτε στην Κεντρική Σελίδα Αποθηκών
2. Πατήστε το ροζ πλακίδιο "Αναφορές Απογραφών"
3. Ανοίγει η λίστα απογραφών

Τρόπος 2: Από το Κεντρικό Μενού

1. Πατήστε στο κεντρικό μενού "Αποθήκη"
2. Επιλέξτε "Αναφορές Απογραφών"
3. Ανοίγει η λίστα απογραφών

Σχετικό εγχειρίδιο: "Κεντρική Σελίδα Αποθηκών"

Κύριες Λειτουργίες

Η σελίδα προσφέρει:

1. Ιστορικό Απογραφών: Δείτε όλες τις ολοκληρωμένες απογραφές
2. Φίλτρα Αναζήτησης: Φιλτράρετε ανά ημερομηνία, POS, αποθήκη
3. Λεπτομερή Προβολή: Κλικ σε απογραφή → δείτε όλα τα προϊόντα
4. Ανάλυση Διαφορών: Εντοπίστε ελλείψεις και πλεονάσματα
5. Παραστατικά: Δείτε τα αυτόματα παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής
6. Εξαγωγή σε Excel: Αποθηκεύστε τα δεδομένα για ανάλυση

Λίστα Απογραφών

Πίνακας Απογραφών

Ο πίνακας εμφανίζει όλες τις ολοκληρωμένες απογραφές του καταστήματος με τις παρακάτω στήλες:

Λειτουργίες πίνακα:

• Ταξινόμηση: Κλικ στην επικεφαλίδα οποιασδήποτε στήλης που επιτρέπει ταξινόμηση
• Σελιδοποίηση: Προβολή 10 εγγραφών ανά σελίδα
• Κλικ σε γραμμή: Ανοίγει η λεπτομερής προβολή της απογραφής

Φίλτρα Αναζήτησης

1. Ημερομηνιακό Φίλτρο

Επιλέξτε χρονική περίοδο:

• Σήμερα: Απογραφές που ολοκληρώθηκαν σήμερα
• Χθες: Απογραφές που ολοκληρώθηκαν χθες
• Τρέχων Μήνας: Όλες οι απογραφές του τρέχοντος μήνα
• Προσαρμοσμένο: Επιλέξτε ημερομηνία από/έως με επιλογείς ημερομηνίας

Συμβουλή: Για γρήγορο έλεγχο της τελευταίας απογραφής, επιλέξτε "Χθες" ή "Σήμερα".

2. Ταμειακό Σύστημα

Φιλτράρετε ανά ταμειακό σύστημα που έκανε την απογραφή:

• Αναπτυσσόμενο μενού με όλα τα ταμειακά συστήματα του καταστήματος
• Χρήσιμο αν έχετε πολλαπλά ταμειακά συστήματα και θέλετε να δείτε ποιο έκανε τι

3. Αποθήκη

Εμφανίζεται μόνο αν το κατάστημα έχει πολλαπλές αποθήκες.

Επιλέξτε συγκεκριμένη αποθήκη:

• Αναπτυσσόμενο μενού με όλες τις αποθήκες του καταστήματος
• Χρήσιμο για να δείτε απογραφές συγκεκριμένης αποθήκης (π.χ. Ψυγείο)

Σχετικό εγχειρίδιο: "Λίστα Αποθηκών"

Λεπτομερής Προβολή Απογραφής

Όταν κάνετε κλικ σε μία γραμμή στη λίστα απογραφών, ανοίγει η λεπτομερής προβολή με όλα τα προϊόντα που μετρήθηκαν.

Βασικές Πληροφορίες

Στο επάνω μέρος της σελίδας βλέπετε:

• Ημερομηνία Έναρξης: Πότε ξεκίνησε η απογραφή
• Ημερομηνία Κλεισίματος: Πότε έκλεισε η ημέρα
• Πλήθος Προϊόντων: Πόσα προϊόντα μετρήθηκαν συνολικά

Σημείωση: Το ταμειακό σύστημα και η αποθήκη που έκαναν την απογραφή εμφανίζονται στη λίστα απογραφών (ως στήλες), όχι στη λεπτομερή προβολή.

Παραστατικά

Μετά από κάθε απογραφή, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα παραστατικά για να προσαρμόσει το απόθεμα:

Παραστατικό Παραλαβής - Για Πλεονάσματα

• Πότε δημιουργείται: Όταν το μετρημένο απόθεμα είναι μεγαλύτερο από το αναμενόμενο
• Τι κάνει: Προσθέτει τη διαφορά στο απόθεμα
• Παράδειγμα: Σύστημα έλεγε 50 τεμάχια, μετρήσατε 55 → Παραστατικό Παραλαβής για +5 τεμάχια

Παραστατικό Καταστροφής - Για Ελλείψεις

• Πότε δημιουργείται: Όταν το μετρημένο απόθεμα είναι μικρότερο από το αναμενόμενο
• Τι κάνει: Αφαιρεί τη διαφορά από το απόθεμα
• Παράδειγμα: Σύστημα έλεγε 50 τεμάχια, μετρήσατε 45 → Παραστατικό Καταστροφής για -5 τεμάχια

Κουμπί "Δείτε Παραστατικά":

• Πατήστε για να δείτε τα πλήρη παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής
• Αυτά τα παραστατικά είναι μόνιμα και δεν μπορούν να αλλάξουν

⚠️ ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα παραστατικά δημιουργούνται αυτόματα κατά το κλείσιμο της απογραφής και δεν μπορούν να επεξεργαστούν. Είναι μόνιμες εγγραφές για φορολογικούς λόγους.

Φίλτρα Προϊόντων - 6 Επιλογές

Μετά τα βασικά στοιχεία, βλέπετε 6 κουμπιά φίλτρων για να περιορίσετε τα προϊόντα που εμφανίζονται:

1. Όλα τα Προϊόντα 📦

• Εμφανίζει: Όλα τα προϊόντα που μετρήθηκαν
• Χρήση: Για πλήρη επισκόπηση

2. Ελαττωματικά ⚠️

• Εμφανίζει: Προϊόντα με αρνητική διαφορά (ελλείψεις)
• Χρήση: Για να βρείτε ποια προϊόντα λείπουν
• Παράδειγμα: Διαφορά = -10 (έλειπαν 10 τεμάχια)

3. Πλεονάσματα 📈

• Εμφανίζει: Προϊόντα με θετική διαφορά (πλεονάσματα)
• Χρήση: Για να βρείτε ποια προϊόντα βρέθηκαν παραπάνω
• Παράδειγμα: Διαφορά = +5 (βρέθηκαν 5 τεμάχια παραπάνω)

4. Φίλτρο Αποθήκης 🏢

• Εμφανίζει: Conditional - αν υπάρχουν πολλαπλές αποθήκες, επιλέξτε συγκεκριμένη
• Χρήση: Για να δείτε μόνο προϊόντα από μία αποθήκη (π.χ. μόνο Ψυγείο)

5. Νέα Προϊόντα 🆕

• Εμφανίζει: Προϊόντα που προστέθηκαν κατά την απογραφή
• Χρήση: Για να δείτε ποια προϊόντα βρέθηκαν και δεν υπήρχαν στο σύστημα
• Στήλη: "Νέο Προϊόν" = ✓

6. Νέα Τιμή 💰

• Εμφανίζει: Προϊόντα που η τιμή τους άλλαξε κατά την απογραφή
• Χρήση: Για να δείτε ποια προϊόντα πήραν νέα τιμή
• Στήλη: "Νέα Τιμή" = ✓

Αναζήτηση Προϊόντος

Πάνω από τον πίνακα προϊόντων υπάρχει κουτί αναζήτησης:

• Γράψτε όνομα, κωδικό ή κωδικό ράβδων
• Η αναζήτηση γίνεται σε πραγματικό χρόνο (καθώς πληκτρολογείτε)
• Χρήσιμο για να βρείτε γρήγορα συγκεκριμένο προϊόν

Πίνακας Προϊόντων

Ο κύριος πίνακας εμφανίζει όλα τα προϊόντα που μετρήθηκαν με τις παρακάτω στήλες:

Ανάγνωση Διαφορών - Βασική Έννοια!

Η στήλη "Διαφορά" είναι το κλειδί για να καταλάβετε τι συνέβη:

Αρνητική Διαφορά (Έλλειψη)

• Τιμή: Αρνητική (π.χ. -10)
• Σημαίνει: Το προϊόν λείπει
• Παράδειγμα:
  • Προηγούμενο Απόθεμα: 50
  • Μετρημένο: 40
  • Διαφορά: -10 (λείπουν 10 τεμάχια)
• Παραστατικό: Παραστατικό Καταστροφής για -10

Θετική Διαφορά (Πλεόνασμα)

• Τιμή: Θετική (π.χ. +5)
• Σημαίνει: Βρέθηκαν περισσότερα από όσα ήταν καταγεγραμμένα
• Παράδειγμα:
  • Προηγούμενο Απόθεμα: 50
  • Μετρημένο: 55
  • Διαφορά: +5 (βρέθηκαν 5 τεμάχια παραπάνω)
• Παραστατικό: Παραστατικό Παραλαβής για +5

Μηδενική Διαφορά (Ταίριασμα)

• Τιμή: 0
• Σημαίνει: Το μετρημένο ταιριάζει με το σύστημα
• Παράδειγμα:
  • Προηγούμενο Απόθεμα: 50
  • Μετρημένο: 50
  • Διαφορά: 0 (όλα καλά!)
• Παραστατικό: Δεν δημιουργείται (δεν χρειάζεται προσαρμογή)

Λειτουργίες Πίνακα

Ταξινόμηση

• Κλικ στην επικεφαλίδα: Ταξινόμηση αύξουσα
• Δεύτερο κλικ: Ταξινόμηση φθίνουσα
• Τρίτο κλικ: Επαναφορά στην αρχική σειρά

Συμβουλή για εύρεση ελλείψεων:

1. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα "Διαφορά"
2. Οι αρνητικές τιμές (ελλείψεις) θα εμφανιστούν πρώτες
3. Εντοπίστε τα προϊόντα που λείπουν

Σελιδοποίηση

• 20 εγγραφές/σελίδα: Στανδάρτ προβολή
• Πλοήγηση: Κουμπιά Πρώτη/Προηγούμενη/Επόμενη/Τελευταία
• Αριθμοί Σελίδων: Κλικ για άμεση μετάβαση

Κλικ σε Γραμμή

• Κλικ σε προϊόν: Σας μεταφέρει στη σελίδα επεξεργασίας του προϊόντος
• Χρήση: Για να δείτε λεπτομέρειες ή να κάνετε αλλαγές (π.χ. διόρθωση τιμής)

Σχετικό εγχειρίδιο: "Επεξεργασία Προϊόντος"

Εξαγωγή σε Excel

Πώς να Εξάγετε

1. Στη λεπτομερή προβολή απογραφής
2. (Προαιρετικά) Εφαρμόστε φίλτρα (π.χ. μόνο Ελαττωματικά)
3. Πατήστε το κουμπί "Εξαγωγή σε Excel" (επάνω δεξιά)
4. Το αρχείο κατεβαίνει αυτόματα

Τι περιλαμβάνει το Excel

• Όλες οι στήλες του πίνακα προϊόντων
• Μόνο τις γραμμές που εμφανίζονται (σέβεται τα φίλτρα)
• Όνομα αρχείου: Inventory_[Date].xlsx  (π.χ. Inventory_2026-01-31.xlsx )

Χρήσεις του Excel

1. Ανάλυση: Συγκεντρωτικούς πίνακες, γραφήματα, τύπους
2. Φορολογικός Έλεγχος: Αρχειοθέτηση για τον λογιστή
3. Σύγκριση: Συγκρίνετε απογραφές διαφορετικών μηνών
4. Αναφορά στη Διοίκηση: Παρουσίαση αποτελεσμάτων
5. Αντίγραφο Ασφαλείας: Εκτός σύνδεσης αντίγραφο των δεδομένων

Συμβουλή: Αν θέλετε μόνο τα ελαττωματικά, πατήστε το φίλτρο "Ελαττωματικά" πριν εξάγετε. Το Excel θα περιέχει μόνο αυτές τις γραμμές.

Ροή Εργασίας - Τυπικά Σενάρια

Σενάριο 1: Έλεγχος Τελευταίας Απογραφής

Στόχος: Να δείτε τα αποτελέσματα της απογραφής που έγινε σήμερα το πρωί.

Βήματα:

1. Μεταβείτε στις Αναφορές Απογραφών
2. Στο ημερομηνιακό φίλτρο, επιλέξτε "Σήμερα"
3. Στη λίστα, δείτε την τελευταία απογραφή (επάνω)
4. Κλικ στη γραμμή για λεπτομερή προβολή
5. Δείτε:
   • Πλήθος προϊόντων που μετρήθηκαν
   • Συνολικές ελλείψεις (φίλτρο "Ελαττωματικά")
   • Συνολικά πλεονάσματα (φίλτρο "Πλεονάσματα")
6. Πατήστε "Δείτε Παραστατικά" για Παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής

Σενάριο 2: Εντοπισμός Ελλείψεων

Στόχος: Να βρείτε ποια προϊόντα λείπουν περισσότερο.

Βήματα:

1. Ανοίξτε τη λεπτομερή προβολή της απογραφής
2. Πατήστε το φίλτρο "Ελαττωματικά"
3. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα "Διαφορά" για να ταξινομήσετε
4. Οι πρώτες γραμμές είναι τα προϊόντα με τις μεγαλύτερες ελλείψεις
5. Δείτε:
   • Ποια προϊόντα λείπουν (π.χ. -50 τεμάχια)
   • Πόση αξία έχει χαθεί
6. Κάντε κλικ σε προϊόν για να δείτε λεπτομέρειες

Επόμενα βήματα:

• Ερευνήστε γιατί λείπουν (κλοπή, χαλασμένα, λάθος καταχώρηση;)
• Ενημερώστε τη διοίκηση για μεγάλες ελλείψεις

Σενάριο 3: Εύρεση Πλεονασμάτων

Στόχος: Να βρείτε ποια προϊόντα βρέθηκαν παραπάνω.

Βήματα:

1. Ανοίξτε τη λεπτομερή προβολή της απογραφής
2. Πατήστε το φίλτρο "Πλεονάσματα"
3. Δείτε όλα τα προϊόντα με θετική διαφορά (π.χ. +10)
4. Κάντε κλικ στην επικεφαλίδα "Διαφορά" για να ταξινομήσετε (φθίνουσα)
5. Οι πρώτες γραμμές είναι τα προϊόντα με τα μεγαλύτερα πλεονάσματα

Πιθανά αίτια πλεονασμάτων:

• Λάθος καταχώρηση πώλησης (ξεχάστηκαν να καταχωρηθούν πωλήσεις)
• Επιστροφές που δεν καταγράφηκαν
• Προϊόντα που μετρήθηκαν δύο φορές
• Προϊόντα από άλλη αποθήκη που μετακινήθηκαν

Σενάριο 4: Αναζήτηση Συγκεκριμένου Προϊόντος

Στόχος: Να δείτε τι έγινε με ένα συγκεκριμένο προϊόν (π.χ. "Γάλα Δέλτα").

Βήματα:

1. Ανοίξτε τη λεπτομερή προβολή της απογραφής
2. Στο κουτί αναζήτησης, γράψτε "Γάλα Δέλτα"
3. Ο πίνακας φιλτράρει αυτόματα
4. Δείτε:
   • Προηγούμενο Απόθεμα
   • Τι μετρήθηκε
   • Διαφορά (+/- ή 0)
5. Κάντε κλικ στη γραμμή για λεπτομέρειες του προϊόντος

Σενάριο 5: Σύγκριση Απογραφών Μηνός

Στόχος: Να συγκρίνετε τις απογραφές του τρέχοντος μήνα.

Βήματα:

1. Στο ημερομηνιακό φίλτρο, επιλέξτε "Τρέχων Μήνας"
2. Δείτε όλες τις απογραφές του μήνα (π.χ. 30 απογραφές)
3. Για κάθε απογραφή που θέλετε να συγκρίνετε:
   • Κλικ στη γραμμή
   • Πατήστε "Εξαγωγή σε Excel"
   • Αποθηκεύστε με περιγραφικό όνομα (π.χ. Inventory_2026-01-01.xlsx )
4. Ανοίξτε τα Excel files στο υπολογιστή
5. Συγκρίνετε:
   • Ποιες μέρες είχαν πολλές ελλείψεις
   • Ποια προϊόντα λείπουν συνεχώς (μοτίβο)
   • Trend (βελτιώνονται ή χειροτερεύουν τα αποτελέσματα)

Συμβουλή για Προχωρημένους:

• Συγχωνεύστε τα Excel files σε ένα master file
• Δημιουργήστε Συγκεντρωτικό Πίνακα στο Excel με ημερομηνίες και διαφορές
• Δημιουργήστε γραφήματα για ανάλυση τάσης

Σενάριο 6: Εξαγωγή για Φορολογικό Έλεγχο

Στόχος: Να αρχειοθετήσετε τις απογραφές για φορολογικούς λόγους.

Βήματα:

1. Στο ημερομηνιακό φίλτρο, επιλέξτε "Προσαρμοσμένο"
2. Ορίστε:
   • Από: 01/01/2025
   • Έως: 31/12/2025 (όλο το έτος)
3. Για κάθε απογραφή στη λίστα:
   • Κλικ στη γραμμή
   • Πατήστε "Εξαγωγή σε Excel"
   • Αποθηκεύστε σε φάκελο "Απογραφές 2025"
4. Πατήστε "Δείτε Παραστατικά" και εκτυπώστε/αποθηκεύστε τα Παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής
5. Παραδώστε τα αρχεία στον λογιστή

Συμβουλή: Ονομάστε τα αρχεία με μορφή: Inventory_YYYY-MM-DD_StoreName.xlsx  για εύκολη αναζήτηση.

Συμβουλές Χρήσης

Για Νέους Χρήστες

1. Ξεκινήστε με το "Σήμερα" φίλτρο: Δείτε πρώτα την τελευταία απογραφή
2. Κατανοήστε τη Διαφορά:
   • Αρνητική (-) = Λείπει
   • Θετική (+) = Βρέθηκε παραπάνω
   • Μηδέν (0) = Ταίριασε
3. Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα: Μην χάνεστε στα 1000 προϊόντα - φιλτράρετε!
4. Κουτί αναζήτησης είναι ο φίλος σας: Για γρήγορη εύρεση συγκεκριμένου προϊόντος
5. Εξάγετε σε Excel: Για ανάλυση εκτός συστήματος

Για Προχωρημένους Χρήστες

1. Ανάλυση Μοτίβων:
   • Ποια προϊόντα λείπουν συστηματικά (κάθε απογραφή)
   • Ποιες ημέρες έχετε περισσότερες διαφορές (π.χ. Σαββατοκύριακα)
   • Ποιες αποθήκες έχουν προβλήματα
2. Ανάλυση Τάσεων:
   • Συγκρίνετε απογραφές μηνός/τριμήνου
   • Δημιουργήστε γραφήματα στο Excel
   • Εντοπίστε εποχικότητα (π.χ. περισσότερες ελλείψεις τον Αύγουστο)
3. Ανάλυση Βασικής Αιτίας:
   • Αν ένα προϊόν λείπει πάντα → Πιθανώς κλοπή ή λάθος καταχώρηση
   • Αν μία αποθήκη έχει πάντα προβλήματα → Θέμα εκπαίδευσης;
   • Αν οι διαφορές είναι τυχαίες → Φυσιολογικά λάθη
4. Παραστατικά ως Αποδεικτικά:
   • Αποθηκεύστε Παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής για ελέγχους
   • Διασταύρωση με φορολογικά
   • Αποδείξτε συμμόρφωση σε έλεγχο
5. Σύγκριση Πολλαπλών Καταστημάτων:
   • Εξάγετε απογραφές όλων των καταστημάτων
   • Συγκρίνετε απόδοση
   • Εντοπίστε προτεινόμενες πρακτικές

Οργάνωση Εργασίας

Καθημερινά:

• ✅ Έλεγχος απογραφής προηγούμενης ημέρας
• ✅ Φίλτρο "Ελαττωματικά" για γρήγορο έλεγχο
• ✅ Εντοπισμός μεγάλων διαφορών (>10% του αποθέματος)

Εβδομαδιαία:

• ✅ Επισκόπηση όλων των απογραφών της εβδομάδας
• ✅ Εντοπισμός προϊόντων με συστηματικά προβλήματα
• ✅ Ενημέρωση υπεύθυνου για μοτίβα

Μηνιαία:

• ✅ Εξαγωγή όλων των απογραφών του μήνα σε Excel
• ✅ Trend analysis
• ✅ Αναφορά στη διοίκηση
• ✅ Αρχειοθέτηση για λογιστήριο

Ετήσια:

• ✅ Full audit όλων των απογραφών του έτους
• ✅ Φορολογική αποτίμηση
• ✅ Έλεγχος συμμόρφωσης
• ✅ Αντίγραφο Ασφαλείας όλων των αρχείων Excel

FAQ (Συχνές Ερωτήσεις)

1. Τι σημαίνει αρνητική διαφορά;

Απάντηση: Αρνητική διαφορά (π.χ. -10) σημαίνει ότι το προϊόν λείπει. Δηλαδή, το σύστημα περίμενε 50 τεμάχια, αλλά μετρήθηκαν μόνο 40 → Διαφορά = 40 - 50 = -10 (έλλειψη 10 τεμαχίων).

Πιθανά αίτια:

• Κλοπή
• Χαλασμένα προϊόντα που δεν καταχωρήθηκαν
• Λάθος καταχώρηση παραλαβής (καταχωρήθηκαν περισσότερα από όσα έφτασαν)
• Λάθος μέτρηση κατά την απογραφή

2. Γιατί υπάρχουν πλεονάσματα (θετικές διαφορές);

Απάντηση: Πλεονάσματα (π.χ. +5) σημαίνουν ότι βρέθηκαν περισσότερα από όσα περίμενε το σύστημα.

Πιθανά αίτια:

• Επιστροφές πελατών που δεν καταχωρήθηκαν
• Πωλήσεις που ξεχάστηκαν (δεν πέρασαν από ταμειακό σύστημα)
• Προϊόντα από άλλη αποθήκη που μετακινήθηκαν αλλά δεν έγινε εσωτερική μεταφορά
• Λάθος μέτρηση κατά την απογραφή (μετρήθηκαν δύο φορές)

3. Τι είναι τα παραστατικά Παραλαβής και Καταστροφής;

Απάντηση:

• Παραστατικό Παραλαβής: Παραστατικό που δημιουργείται αυτόματα για να προσθέσει τα πλεονάσματα στο απόθεμα. Π.χ. αν βρέθηκαν +10 τεμάχια, το Παραστατικό Παραλαβής προσθέτει +10.
• Παραστατικό Καταστροφής: Παραστατικό που δημιουργείται αυτόματα για να αφαιρέσει τις ελλείψεις από το απόθεμα. Π.χ. αν λείπουν -10 τεμάχια, το Παραστατικό Καταστροφής αφαιρεί -10.

Αυτά τα παραστατικά είναι μόνιμα και δημιουργούνται κατά το κλείσιμο της απογραφής. Δεν μπορούν να διαγραφούν ή να επεξεργαστούν (φορολογικοί λόγοι).

4. Μπορώ να αλλάξω τα αποτελέσματα μιας απογραφής;

Απάντηση: ΟΧΙ. Μόλις μία απογραφή ολοκληρωθεί, τα αποτελέσματα είναι μόνιμα. Αυτό είναι σκόπιμο για:

• Φορολογικούς λόγους: Ιχνηλάτηση αλλαγών
• Ακεραιότητα: Αποφυγή χειραγώγησης
• Συμμόρφωση: Νομικές απαιτήσεις

Αν ανακαλύψετε λάθος μετά την απογραφή, δεν μπορείτε να το διορθώσετε αναδρομικά. Μπορείτε μόνο:

• Να κάνετε χειροκίνητη προσαρμογή στο τρέχον απόθεμα (αν επιτρέπεται)
• Να το σημειώσετε για την επόμενη απογραφή
• Να ενημερώσετε τον λογιστή

5. Πώς εξηγώ μεγάλες διαφορές στη διοίκηση;

Απάντηση:

1. Εξάγετε σε Excel την απογραφή
2. Φιλτράρετε μόνο τα ελαττωματικά (ή πλεονάσματα)
3. Ταξινομήστε κατά διαφορά (φθίνουσα) για να δείτε τα top offenders
4. Ομαδοποιήστε ανά κατηγορία (π.χ. όλα τα τρόφιμα)
5. Παρουσιάστε:
   • Συνολική αξία ελλείψεων σε €
   • Top 10 προϊόντα με ελλείψεις
   • Πιθανά αίτια (κλοπή, χαλασμένα, λάθη)
   • Ενέργειες που θα κάνετε (π.χ. περισσότερη επιτήρηση)

Πρότυπο για αναφορά:

• "Συνολικές ελλείψεις: -150 τεμάχια (-450€)"
• "Top 3 προϊόντα: Γάλα (-50τεμ), Ψωμί (-30τεμ), Καφές (-20τεμ)"
• "Πιθανό αίτιο: Λανθασμένη καταγραφή παραλαβών"
• "Ενέργειες: Double-check παραλαβών, training υπαλλήλων"

6. Πόσο συχνά πρέπει να γίνονται απογραφές;

Απάντηση: Εξαρτάται από το τύπο επιχείρησης:

• Καθημερινά: Σούπερ μάρκετ, μικρά καταστήματα, καταστήματα με μεγάλο κύκλο εργασιών
• Εβδομαδιαία: Καταστήματα με μέτρια κίνηση
• Μηνιαία: Αποθήκες, καταστήματα με αργή κίνηση

Προτεινόμενη Πρακτική: Ελάχιστη συχνότητα μηνιαία για φορολογικούς λόγους.

7. Τι κάνω αν έχω πολύ μεγάλες ελλείψεις (π.χ. -50% του αποθέματος);

Απάντηση: Πιθανά αίτια σοβαρού προβλήματος:

1. Κλοπή: Έλεγχος κάμερων, προσωπικού, πρόσβασης
2. Λάθος παραλαβή: Καταχωρήθηκαν 100 τεμάχια, αλλά ήρθαν μόνο 50
3. Λάθος μέτρηση: Ξαναμετρήστε για επιβεβαίωση
4. Τεχνικό πρόβλημα: Έλεγχος συστήματος (σφάλμα, καταστροφή δεδομένων)

Ενέργειες:

1. Άμεσα:
   • Ενημερώστε τη διοίκηση
   • Ξαναμετρήστε τα προϊόντα με μεγάλες ελλείψεις
   • Διασταύρωση με παραστατικά παραλαβών/πωλήσεων
2. Μεσοπρόθεσμα:
   • Ερευνήστε το αίτιο
   • Λάβετε διορθωτικά μέτρα
   • Εκπαίδευση υπαλλήλων
3. Μακροπρόθεσμα:
   • Βελτίωση διαδικασιών
   • Automation (barcode scanners)
   • Καμερες/security

8. Μπορώ να δω τις απογραφές άλλων καταστημάτων (πολλαπλά καταστήματα);

Απάντηση: ΝΑΙ, αλλά ένα κατάστημα τη φορά.

Πώς:

1. Στην Κεντρική Σελίδα Αποθηκών, επιλέξτε το κατάστημα από το "Εναλλαγή Καταστημάτων" αναπτυσσόμενο μενού
2. Πατήστε το ροζ πλακίδιο "Αναφορές Απογραφών"
3. Δείτε τις απογραφές του συγκεκριμένου καταστήματος

Δεν μπορείτε να δείτε τις απογραφές όλων των καταστημάτων ταυτόχρονα. Αυτό είναι σκόπιμο για να αποφευχθούν λάθη (πχ να μην μπερδέψετε ποιο κατάστημα).

Λύση για συγκεντρωτική προβολή:

• Εξάγετε τις απογραφές κάθε καταστήματος σε Excel
• Συγχωνεύστε τα files εκτός συστήματος
• Δημιουργήστε συγκεντρωτικούς πίνακες για σύγκριση

9. Τι σημαίνει "Νέα Τιμή" (New Price);

Απάντηση: Κατά την απογραφή, το σύστημα ελέγχει αν η τιμή αγοράς του προϊόντος άλλαξε από την τελευταία φορά. Αν άλλαξε, το προϊόν σημαδεύεται με ✓ στη στήλη "Νέα Τιμή".

Πώς συμβαίνει:

• Ο προμηθευτής στέλνει νέα τιμοκατάλογο
• Ενημερώνεται η τιμή αγοράς στο σύστημα
• Κατά την επόμενη απογραφή, το σύστημα το εντοπίζει

Γιατί είναι χρήσιμο:

• Βλέπετε ποια προϊόντα ακρίβυναν
• Μπορείτε να αποφασίσετε αν θα αυξήσετε την τιμή λιανικής
• Φορολογική αποτίμηση (η νέα τιμή επηρεάζει το κόστος αποθέματος)

10. Μπορώ να φιλτράρω ανά κατηγορία προϊόντων (π.χ. μόνο Τρόφιμα);

Απάντηση: ΟΧΙ απευθείας στο σύστημα. Το σύστημα δεν παρέχει φίλτρο κατηγορίας στις απογραφές.

Λύση:

1. Εξάγετε σε Excel την απογραφή
2. Στο Excel, προσθέστε στήλη "Κατηγορία" (χειροκίνητα ή με τύπους)
3. Φιλτράρετε ανά κατηγορία (Excel filter)
4. Ανάλυση: Δείτε ποιες κατηγορίες έχουν περισσότερες ελλείψεις

Εναλλακτικά:

• Χρησιμοποιήστε το "Απόθεμα Καταστήματος" πλακίδιο που ομαδοποιεί αυτόματα ανά κατηγορία (αλλά δεν είναι απογραφή)

Σχετικό εγχειρίδιο: "Απόθεμα Καταστήματος"

Προειδοποιήσεις

1. Ιστορικό - Δεν Επεξεργάζεται

⚠️ ΠΟΛΥ ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Οι απογραφές που εμφανίζονται εδώ είναι ιστορικό. Δεν μπορείτε να:

• Διαγράψετε μία απογραφή
• Αλλάξετε τα αποτελέσματα
• Επεξεργαστείτε τις διαφορές
• Ακυρώσετε τα παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής

Αυτό είναι σκόπιμο για:

• Φορολογική συμμόρφωση (ιχνηλάτηση αλλαγών)
• Ακεραιότητα των δεδομένων
• Νομική προστασία

Τι μπορείτε να κάνετε:

• Να δείτε τα αποτελέσματα
• Να εξάγετε σε Excel
• Να κάνετε κλικ σε προϊόν για να δείτε/επεξεργαστείτε το τρέχον απόθεμα

2. Παραστατικά - Μόνιμα

⚠️ Προσοχή: Τα παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής που δημιουργούνται αυτόματα είναι μόνιμα. Δεν μπορούν να:

• Διαγραφούν
• Επεξεργαστούν
• Ακυρωθούν

Γιατί:

• Φορολογικοί λόγοι (ΑΑΔΕ myDATA)
• Ιχνηλασία ελέγχων για ελέγχους
• Νομική απαίτηση

Συνέπεια: Αν ανακαλύψετε λάθος μετά την απογραφή:

• Δεν μπορείτε να το διορθώσετε αναδρομικά
• Πρέπει να κάνετε manual adjustment (αν επιτρέπεται από το σύστημα)
• Ή να το σημειώσετε για την επόμενη απογραφή

Συμβουλή: Γι' αυτό είναι κρίσιμο να γίνεται προσεκτική μέτρηση κατά την απογραφή.

3. Μεγάλες Διαφορές - Ερευνήστε

⚠️ Προσοχή: Αν δείτε διαφορές >10% του αποθέματος (π.χ. -50 από 100 τεμάχια), μην τις αγνοήσετε.

Πιθανά προβλήματα:

• Κλοπή (εσωτερική ή εξωτερική)
• Λάθος παραλαβές (καταχωρήθηκαν λάθος ποσότητες)
• Λάθος πωλήσεις (δεν έγιναν σωστά σάρωση στο ταμειακό σύστημα)
• Τεχνικό πρόβλημα (σφάλμα στο σύστημα)

Ενέργειες:

1. Άμεσα: Ξαναμετρήστε για επιβεβαίωση
2. Διασταύρωση: Ελέγξτε παραστατικά παραλαβών/πωλήσεων
3. Ενημερώστε: Διοίκηση, supervisor, λογιστήριο
4. Ερευνήστε: Βρείτε το αίτιο
5. Διορθώστε: Λάβετε μέτρα για να μην επαναληφθεί

4. Φορολογία - Αρχειοθετήστε

⚠️ Νομική Υποχρέωση: Οι απογραφές είναι φορολογικά έγγραφα. Πρέπει να:

• Αρχειοθετούνται για 10 έτη (Ελλάδα)
• Είναι διαθέσιμες σε έλεγχο ΑΑΔΕ
• Να ταιριάζουν με τα παραστατικά Receipt/Destruction

Προτεινόμενη Πρακτική:

1. Εξάγετε σε Excel όλες τις απογραφές του έτους
2. Αποθηκεύστε σε ασφαλές μέρος (σύννεφο + τοπικό αντίγραφο)
3. Ονοματολογία: Inventory_YYYY-MM-DD_StoreName.xlsx
4. Φάκελος: "Απογραφές 2025", "Απογραφές 2026" κλπ
5. Παραστατικά σε PDF: Αποθηκεύστε και τα Παραστατικά Παραλαβής/Καταστροφής σε PDF
6. Λογιστήριο: Παραδώστε αντίγραφα στον λογιστή

Προσοχή σε έλεγχο:

• Ο ελεγκτής μπορεί να ζητήσει οποιαδήποτε απογραφή των τελευταίων 10 ετών
• Πρέπει να μπορείτε να την παρουσιάσετε σε 24-48 ώρες
• Πρέπει να ταιριάζει με τα παραστατικά myDATA

5. Multistore - Ένα Κατάστημα τη Φορά

⚠️ Προσοχή: Αν έχετε πολλαπλά καταστήματα, πάντα ελέγξτε ποιο κατάστημα έχετε επιλέξει πριν δείτε τις απογραφές.

Παράδειγμα λάθους:

• Θέλετε να δείτε τις απογραφές του Καταστήματος Α
• Αλλά έχετε επιλέξει Κατάστημα Β στο "Switch Stores"
• Βλέπετε λάθος δεδομένα!

Πώς να αποφύγετε:

1. Στο Warehouses Dashboard, κοιτάξτε το "Εναλλαγή Καταστημάτων" αναπτυσσόμενο μενού
2. Επιλέξτε το σωστό κατάστημα
3. Περιμένετε να φορτώσει (φόρτωση...)
4. Επιβεβαιώστε ότι το όνομα καταστήματος είναι το σωστό
5. Μετά πατήστε "Αναφορές Απογραφών"

6. Αργή Φόρτωση - Μεγάλο Ιστορικό

⚠️ Επίδοση: Αν έχετε εκατοντάδες απογραφές ή χιλιάδες προϊόντα, η λεπτομερής προβολή μπορεί να χρειάζεται 5-15 δευτερόλεπτα για να φορτώσει. Αυτό είναι φυσιολογικό.

Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα (π.χ. "Ελαττωματικά") για να μειώσετε τα εμφανιζόμενα προϊόντα και να επιταχύνετε τη φόρτωση.

Σχετικά Εγχειρίδια

Για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τις αποθήκες και το απόθεμα, δείτε τα παρακάτω εγχειρίδια:

• "Κεντρική Σελίδα Αποθηκών": Κεντρικό σημείο για όλες τις λειτουργίες αποθηκών
• "Απόθεμα Καταστήματος": Οικονομική αποτίμηση αποθέματος ανά κατηγορία
• "Λίστα Αποθηκών": Διαχείριση φυσικών αποθηκών
• "Εσωτερική Μεταφορά": Μεταφορά προϊόντων μεταξύ αποθηκών
• "Επεξεργασία Προϊόντος": Για να δείτε/επεξεργαστείτε λεπτομέρειες προϊόντος