Δημιουργία Προμηθευτή

Επισκόπηση

Η σελίδα Δημιουργία Νέου Προμηθευτή σας επιτρέπει να προσθέσετε έναν νέο προμηθευτή στο σύστημα με πλήρη στοιχεία επικοινωνίας, διεύθυνσης και φορολογικών πληροφοριών.

Οι προμηθευτές είναι οι εταιρείες ή τα άτομα από τα οποία προμηθεύεστε προϊόντα. Η σωστή καταχώρηση των στοιχείων τους είναι απαραίτητη για: - Παραγγελίες: Δημιουργία παραγγελιών προϊόντων - Παραλαβές: Καταχώρηση εισερχόμενων εμπορευμάτων - Οικονομική Διαχείριση: Παρακολούθηση υπολοίπων και χρεών - Λογιστική: Έκδοση και παρακολούθηση τιμολογίων - Επικοινωνία: Αποστολή παραγγελιών μέσω email

Αν το σύστημά σας έχει ενεργοποιημένη την ενσωμάτωση με ΑΑΔΕ (GSIS), μπορείτε να ανακτήσετε αυτόματα τα στοιχεία προμηθευτή από τη βάση της ΑΑΔΕ με βάση το ΑΦΜ.

Απαιτούμενα Δικαιώματα

Για να δημιουργήσετε νέο προμηθευτή, πρέπει να έχετε έναν από τους παρακάτω ρόλους: - Procurement (Προμήθειες) - Admin (Διαχειριστής)

Αν δεν έχετε τα απαραίτητα δικαιώματα, η σελίδα δεν θα είναι προσβάσιμη.

Πρόσβαση στη Σελίδα

1. Από το Κεντρικό Μενού, κάντε κλικ στην επιλογή "Προμηθευτές"
2. Στη σελίδα λίστας προμηθευτών, κάντε κλικ στο κουμπί "+ ΔΗΜΙΟΥΡΓΙΑ ΝΕΟΥ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΗ" (πάνω αριστερά)
3. Ανοίγει η σελίδα δημιουργίας με κενή φόρμα

Εναλλακτικά: - Από οποιαδήποτε σελίδα προμηθευτών, κάντε κλικ στο κουμπί "Προσθήκη Προμηθευτή" (αν διατίθεται)

Βασικές Πληροφορίες Προμηθευτή

Υποχρεωτικά Πεδία

1. Επωνυμία

• Περιγραφή: Η επίσημη επωνυμία της εταιρείας ή του επαγγελματία
• Παραδείγματα:
• "ΑΦΟΙ ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΙ ΟΕ"
• "ΕΛΛΗΝΙΚΕΣ ΤΡΟΦΙΜΕΣ ΑΕ"
• "ΓΕΩΡΓΙΟΣ ΝΙΚΟΛΑΟΥ"
• Υποχρεωτικό: Ναι
• Χρήση: Εμφανίζεται παντού στο σύστημα (παραγγελίες, παραλαβές, αναφορές)
• Συμβουλή: Γράψτε την πλήρη επίσημη επωνυμία όπως εμφανίζεται στο τιμολόγιο

2. Κωδικός Προμηθευτή

• Περιγραφή: Μοναδικός κωδικός αναγνώρισης του προμηθευτή στο σύστημα
• Παραδείγματα:
• "SUP001"
• "PAPA"
• "EL001"
• Υποχρεωτικό: Ναι
• Μοναδικότητα: Δεν μπορεί να υπάρχει άλλος προμηθευτής με τον ίδιο κωδικό
• Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε σύντομο, περιγραφικό κωδικό (π.χ. τα αρχικά της εταιρείας + αριθμό)

3. Ενεργός Προμηθευτής

• Περιγραφή: Checkbox που ορίζει αν ο προμηθευτής είναι ενεργός
• Επιλογές:
• ✓ Ενεργός: Εμφανίζεται σε αναζητήσεις και dropdowns, μπορείτε να κάνετε παραγγελίες
• ☐ Ανενεργός: Κρυμμένος από λίστες, δεν μπορείτε να κάνετε νέες παραγγελίες
• Προεπιλογή: Ενεργός (checked)
• Χρήση: Απενεργοποιήστε προμηθευτές που δεν χρησιμοποιείτε πλέον, αλλά θέλετε να διατηρήσετε το ιστορικό τους

Στοιχεία Διεύθυνσης

1. Διεύθυνση

• Περιγραφή: Η οδός/δρόμος της έδρας του προμηθευτή
• Παράδειγμα: "Λεωφόρος Κηφισίας"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Αποστολή αλληλογραφίας, παραστατικών

2. Αριθμός

• Περιγραφή: Ο αριθμός της διεύθυνσης
• Παράδειγμα: "123"
• Υποχρεωτικό: Όχι

3. Πόλη

• Περιγραφή: Η πόλη έδρας του προμηθευτή
• Παράδειγμα: "Αθήνα"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Εμφανίζεται σε αναφορές, ταξινόμηση προμηθευτών ανά περιοχή

4. Ταχυδρομικός Κώδικας (Τ.Κ.)

• Περιγραφή: Ο πενταψήφιος ταχυδρομικός κώδικας
• Παράδειγμα: "15451"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Μορφή: 5 ψηφία

5. Χώρα

• Περιγραφή: Η χώρα έδρας του προμηθευτή
• Προεπιλογή: Ελλάδα (86)
• Σημείωση: Το πεδίο είναι προεπιλεγμένο στην Ελλάδα και δεν εμφανίζεται στη φόρμα

Φορολογικά Στοιχεία

1. Επάγγελμα / Δραστηριότητα

• Περιγραφή: Η επαγγελματική δραστηριότητα του προμηθευτή
• Παραδείγματα:
• "Χονδρικό εμπόριο τροφίμων"
• "Παραγωγή οπωροκηπευτικών"
• "Εισαγωγή ποτών"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Κατηγοριοποίηση προμηθευτών, στατιστικά

2. ΑΦΜ (Αριθμός Φορολογικού Μητρώου)

• Περιγραφή: Το ΑΦΜ της εταιρείας ή του επαγγελματία
• Παράδειγμα: "123456789"
• Μορφή: 9 ψηφία
• Υποχρεωτικό: Όχι, αλλά συνιστάται έντονα
• Σημαντικό: Απαραίτητο για:
• Έκδοση τιμολογίων
• Λογιστική παρακολούθηση
• Φορολογικές δηλώσεις

3. Δ.Ο.Υ. (Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία)

• Περιγραφή: Η Δ.Ο.Υ. στην οποία υπάγεται ο προμηθευτής
• Παράδειγμα: "Ψυχικού"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Φορολογικές υποχρεώσεις, παραστατικά

4. Φορολογική Περιοχή

• Περιγραφή: Η φορολογική περιοχή (π.χ. Κύρια Ελλάδα, Νησιά με μειωμένο ΦΠΑ)
• Επιλογές: Dropdown με διαθέσιμες φορολογικές περιοχές
• Προεπιλογή: Κύρια Περιοχή (από ρυθμίσεις καταστήματος)
• Χρήση: Καθορίζει το ποσοστό ΦΠΑ που θα εφαρμοστεί στις συναλλαγές

Στοιχεία Επικοινωνίας

1. Όνομα Υπεύθυνου

• Περιγραφή: Το όνομα του ατόμου επικοινωνίας στον προμηθευτή
• Παράδειγμα: "Γιώργος"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Προσωπική επικοινωνία

2. Επώνυμο Υπεύθυνου

• Περιγραφή: Το επώνυμο του ατόμου επικοινωνίας
• Παράδειγμα: "Παπαδόπουλος"
• Υποχρεωτικό: Όχι

3. Email

• Περιγραφή: Το email επικοινωνίας του προμηθευτή
• Παράδειγμα: "orders@supplier.gr"
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Σημαντικό: Απαραίτητο για:
• Αποστολή παραγγελιών μέσω email
• Ηλεκτρονική επικοινωνία
• Validation: Πρέπει να είναι έγκυρη μορφή email (π.χ. name@domain.com)

4. Τηλέφωνο

• Περιγραφή: Το σταθερό τηλέφωνο του προμηθευτή
• Παράδειγμα: "2101234567"
• Μορφή: Μόνο αριθμοί (10 ψηφία για Ελλάδα)
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Επικοινωνία για παραγγελίες, διευκρινίσεις
• Σημείωση: Σε κινητά/tablets εμφανίζεται αριθμητικό πληκτρολόγιο

5. Κινητό

• Περιγραφή: Το κινητό τηλέφωνο του προμηθευτή
• Παράδειγμα: "6971234567"
• Μορφή: Μόνο αριθμοί (10 ψηφία για Ελλάδα)
• Υποχρεωτικό: Όχι
• Χρήση: Επείγουσα επικοινωνία
• Σημείωση: Σε κινητά/tablets εμφανίζεται αριθμητικό πληκτρολόγιο

Ενσωμάτωση με ΑΑΔΕ (GSIS) - Αυτόματη Συμπλήρωση Στοιχείων

Τι είναι η Ενσωμάτωση με ΑΑΔΕ;

Αν το κατάστημά σας έχει ενεργοποιημένη τη λειτουργία ενσωμάτωσης με ΑΑΔΕ (GSIS), μπορείτε να ανακτήσετε αυτόματα όλα τα στοιχεία του προμηθευτή από τη βάση δεδομένων της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων.

Πώς Λειτουργεί;

1. Εισάγετε το ΑΦΜ του προμηθευτή στο αντίστοιχο πεδίο
2. Κάντε κλικ στο κουμπί ελέγχου (πράσινο κουμπί με εικονίδιο ✓) δίπλα στο πεδίο ΑΦΜ
3. Περιμένετε: Το σύστημα επικοινωνεί με τη βάση της ΑΑΔΕ
4. Αυτόματη συμπλήρωση: Τα παρακάτω πεδία συμπληρώνονται αυτόματα:

• Επωνυμία (Ονομασία επιχείρησης)
• Δ.Ο.Υ. (Δημόσια Οικονομική Υπηρεσία)
• Διεύθυνση (Οδός)
• Αριθμός (Αριθμός οδού)
• Πόλη (Περιοχή)
• Τ.Κ. (Ταχυδρομικός Κώδικας)
• Επάγγελμα (Περιγραφή δραστηριότητας)

Πλεονεκτήματα

• ⚡ Ταχύτητα: Συμπλήρωση σε δευτερόλεπτα αντί για χειροκίνητη εισαγωγή
• ✅ Ακρίβεια: Τα στοιχεία προέρχονται απευθείας από την ΑΑΔΕ
• 📋 Πληρότητα: Όλα τα επίσημα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα
• 🛡️ Ασφάλεια: Αποφυγή λαθών στο ΑΦΜ ή στη Δ.Ο.Υ.

Μηνύματα Σφάλματος από ΑΑΔΕ

Αν το ΑΦΜ δεν βρεθεί ή υπάρχει πρόβλημα, εμφανίζεται μήνυμα σφάλματος:

"ΑΦΜ δεν βρέθηκε στη βάση της ΑΑΔΕ"

• Αιτία: Το ΑΦΜ δεν υπάρχει ή είναι λανθασμένο
• Λύση: Ελέγξτε το ΑΦΜ και δοκιμάστε ξανά

"Σφάλμα επικοινωνίας με την ΑΑΔΕ"

• Αιτία: Πρόβλημα σύνδεσης με τη βάση της ΑΑΔΕ
• Λύση: Δοκιμάστε ξανά σε λίγα λεπτά ή συμπληρώστε χειροκίνητα

"Το ΑΦΜ δεν είναι ενεργό"

• Αιτία: Το ΑΦΜ έχει ανασταλεί ή διαγραφεί από το μητρώο
• Λύση: Επικοινωνήστε με τον προμηθευτή για επιβεβαίωση

Χειροκίνητη Συμπλήρωση

Αν δεν έχετε ενεργοποιημένη την ενσωμάτωση με ΑΑΔΕ ή προτιμάτε τη χειροκίνητη εισαγωγή: - Συμπληρώστε όλα τα πεδία χειροκίνητα - Το κουμπί ελέγχου ΑΦΜ δεν θα εμφανίζεται

Αποθήκευση Προμηθευτή

Κουμπιά Ενεργειών

1. Αποθήκευση (μπλε κουμπί, κάτω δεξιά)

• Λειτουργία: Αποθηκεύει τον νέο προμηθευτή στη βάση δεδομένων
• Ενεργοποίηση: Πάντα ενεργό
• Success:
• Εμφάνιση μηνύματος επιτυχίας
• Αυτόματη μεταφορά στη λίστα προμηθευτών
• Ο νέος προμηθευτής εμφανίζεται στη λίστα
• Loader: Εμφανίζεται ένδειξη φόρτωσης κατά την αποθήκευση

2. Ακύρωση (κόκκινο κουμπί, κάτω δεξιά)

• Λειτουργία: Ακυρώνει τη δημιουργία και επιστρέφει στη λίστα
• Προειδοποίηση: Δεν εμφανίζεται confirmation - χάνονται αμέσως τα δεδομένα
• Χρήση: Αν αλλάξετε γνώμη ή κάνατε λάθος

3. Όλοι οι Προμηθευτές (πάνω δεξιά)

• Λειτουργία: Επιστρέφει στη λίστα προμηθευτών
• Προειδοποίηση: Δεν αποθηκεύει - χάνονται όλα τα δεδομένα

Validation και Μηνύματα

Υποχρεωτικά Πεδία

Πριν την αποθήκευση, το σύστημα ελέγχει:

1. Επωνυμία: Πρέπει να συμπληρωθεί

• Μήνυμα: "Το πεδίο Επωνυμία είναι υποχρεωτικό"

1. Κωδικός Προμηθευτή: Πρέπει να συμπληρωθεί και να είναι μοναδικός

• Μήνυμα: "Το πεδίο Κωδικός είναι υποχρεωτικό"
• Μήνυμα: "Ο κωδικός υπάρχει ήδη - επιλέξτε διαφορετικό"

Validation Κανόνες

Email

• Μορφή: Πρέπει να είναι έγκυρη διεύθυνση email
• Παράδειγμα: name@domain.com
• Μήνυμα: "Η διεύθυνση email δεν είναι έγκυρη"

Τηλέφωνα

• Μορφή: Μόνο αριθμοί (χωρίς παύλες, κενά, σύμβολα)
• Μήνυμα: "Το τηλέφωνο πρέπει να περιέχει μόνο αριθμούς"

ΑΦΜ

• Μορφή: 9 ψηφία
• Μήνυμα: "Το ΑΦΜ πρέπει να αποτελείται από 9 ψηφία"

Μηνύματα Επιτυχίας

"Ο προμηθευτής αποθηκεύτηκε με επιτυχία"

• Ενέργεια: Μεταφορά στη λίστα προμηθευτών
• Αποτέλεσμα: Ο νέος προμηθευτής εμφανίζεται στη λίστα

Μηνύματα Σφάλματος

"Παρουσιάστηκε σφάλμα κατά την αποθήκευση"

• Αιτία: Πρόβλημα σύνδεσης με τη βάση δεδομένων
• Λύση: Ελέγξτε τα πεδία και δοκιμάστε ξανά

"Ο κωδικός προμηθευτή υπάρχει ήδη"

• Αιτία: Άλλος προμηθευτής χρησιμοποιεί τον ίδιο κωδικό
• Λύση: Επιλέξτε διαφορετικό κωδικό

Επιπτώσεις Ενεργειών

Μετά την Αποθήκευση

Όταν αποθηκεύετε έναν νέο προμηθευτή:

1. Δημιουργία Εγγραφής:

• Ο προμηθευτής προστίθεται στη βάση δεδομένων
• Του ανατίθεται μοναδικό ID συστήματος

1. Εμφάνιση στις Λίστες:

• Λίστα Προμηθευτών: Εμφανίζεται στη λίστα όλων των προμηθευτών
• Dropdowns: Εμφανίζεται σε αναζητήσεις προμηθευτών (παραγγελίες, παραλαβές)
• Αναφορές: Συμπεριλαμβάνεται σε όλες τις αναφορές προμηθειών

1. Διαθεσιμότητα:

• Μπορείτε αμέσως να κάνετε παραγγελίες στον προμηθευτή
• Μπορείτε να καταχωρήσετε παραλαβές από τον προμηθευτή
• Μπορείτε να δημιουργήσετε πιστωτικά τιμολόγια

1. Υπόλοιπο:

• Αρχικοποιείται σε 0,00€
• Θα ενημερώνεται με κάθε παραλαβή και πληρωμή

Αν Ακυρώσετε

• Δεδομένα: Χάνονται όλα τα δεδομένα που έχετε εισάγει
• Επιστροφή: Μεταφορά στη λίστα προμηθευτών
• Undo: Δεν υπάρχει δυνατότητα ανάκτησης

Ροή Εργασίας

Σενάριο 1: Δημιουργία Προμηθευτή με ΑΑΔΕ (Γρήγορη Μέθοδος)

Κατάλληλο για: Ελληνικές επιχειρήσεις με ΑΦΜ

1. Πηγαίνετε στη σελίδα "Δημιουργία Νέου Προμηθευτή"
2. Εισάγετε το ΑΦΜ του προμηθευτή (π.χ. "123456789")
3. Κάντε κλικ στο πράσινο κουμπί ✓ δίπλα στο ΑΦΜ
4. Περιμένετε: Τα στοιχεία συμπληρώνονται αυτόματα
5. Ελέγξτε τα στοιχεία: Βεβαιωθείτε ότι είναι σωστά
6. Προσθέστε κωδικό προμηθευτή (π.χ. "PAPAD01")
7. Προσθέστε στοιχεία επικοινωνίας:

• Email: "orders@papado.gr"
• Τηλέφωνο: "2101234567"
• Όνομα υπεύθυνου: "Γιώργος Παπαδόπουλος"

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση
2. Επιτυχία: Μεταφορά στη λίστα με τον νέο προμηθευτή

Χρόνος: ~2-3 λεπτά

Σενάριο 2: Χειροκίνητη Δημιουργία (Πλήρης Μέθοδος)

Κατάλληλο για: Αλλοδαποί προμηθευτές ή όταν δεν υπάρχει ΑΑΔΕ

1. Πηγαίνετε στη σελίδα "Δημιουργία Νέου Προμηθευτή"
2. Βασικές Πληροφορίες:

• Επωνυμία: "GLOBAL IMPORTS LTD"
• Κωδικός: "GLOB01"
• Ενεργός: ✓ (checked)

1. Διεύθυνση:

• Διεύθυνση: "Main Street"
• Αριθμός: "45"
• Πόλη: "London"
• Τ.Κ.: "SW1A 1AA"

1. Φορολογικά Στοιχεία:

• Επάγγελμα: "Import/Export"
• ΑΦΜ: (αφήστε κενό αν δεν έχει ελληνικό ΑΦΜ)
• Δ.Ο.Υ.: (αφήστε κενό)
• Φορολογική Περιοχή: (προεπιλογή)

1. Στοιχεία Επικοινωνίας:

• Όνομα: "John"
• Επώνυμο: "Smith"
• Email: "orders@globalimports.com"
• Τηλέφωνο: "+442012345678"

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση
2. Επιτυχία: Μεταφορά στη λίστα με τον νέο προμηθευτή

Χρόνος: ~5 λεπτά

Σενάριο 3: Δημιουργία Προμηθευτή από Τιμολόγιο

Κατάλληλο για: Όταν έχετε τιμολόγιο και θέλετε να εισάγετε τον προμηθευτή

1. Ετοιμάστε το τιμολόγιο: Έχετε μπροστά σας το τιμολόγιο του προμηθευτή
2. Πηγαίνετε στη σελίδα "Δημιουργία Νέου Προμηθευτή"
3. Αν έχει ΑΦΜ: Χρησιμοποιήστε την αυτόματη συμπλήρωση (Σενάριο 1)
4. Αλλιώς: Αντιγράψτε τα στοιχεία από το τιμολόγιο:

• Επωνυμία (από την κεφαλίδα)
• Διεύθυνση, Πόλη, Τ.Κ. (από το τιμολόγιο)
• ΑΦΜ, Δ.Ο.Υ. (από το τιμολόγιο)

1. Προσθέστε κωδικό: Δημιουργήστε έναν μοναδικό κωδικό
2. Email/Τηλέφωνο: Βρείτε από την επιγραφή ή ρωτήστε
3. Αποθήκευση

Χρόνος: ~3-4 λεπτά

Σενάριο 4: Διόρθωση Λάθους πριν την Αποθήκευση

Τι κάνετε αν:

1. Εισάγετε λάθος ΑΦΜ στο ΑΑΔΕ:

• Διαγράψτε το ΑΦΜ
• Εισάγετε το σωστό
• Πατήστε ξανά το κουμπί ελέγχου ✓
• Τα πεδία θα ενημερωθούν

1. Δείτε λάθος επωνυμία από ΑΑΔΕ:

• Διορθώστε χειροκίνητα το πεδίο Επωνυμία
• Τα υπόλοιπα πεδία παραμένουν ως έχουν

1. Θέλετε να αλλάξετε τα πάντα:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Ακύρωση
• Ξεκινήστε από την αρχή
• Ή: Ανανεώστε τη σελίδα (F5) - χάνονται όλα τα δεδομένα

Συμβουλές Χρήσης

Πριν τη Δημιουργία

1. Συλλέξτε Πληροφορίες:

• Έχετε μπροστά σας τιμολόγιο ή επαγγελματική κάρτα
• Βρείτε το ΑΦΜ του προμηθευτή
• Ετοιμάστε το email επικοινωνίας

1. Ελέγξτε Διπλότυπα:

• Αναζητήστε πρώτα στη λίστα προμηθευτών
• Βεβαιωθείτε ότι ο προμηθευτής δεν υπάρχει ήδη
• Αν υπάρχει αλλά είναι ανενεργός, ενεργοποιήστε τον

1. Σχεδιάστε Κωδικούς:

• Αποφασίστε ένα σύστημα ονομασίας κωδικών
• Παραδείγματα: Αρχικά + αριθμός (PAPA01), Κατηγορία + αριθμός (FOOD001)
• Χρησιμοποιήστε consistent naming

Κατά τη Δημιουργία

1. Χρησιμοποιήστε ΑΑΔΕ αν υπάρχει:

• Εξοικονομείτε χρόνο
• Αποφεύγετε λάθη
• Έχετε επίσημα στοιχεία

1. Προσθέστε Email:

• Απαραίτητο για αποστολή παραγγελιών
• Ελέγξτε την ορθότητα (δοκιμάστε να στείλετε test email)

1. Συμπληρώστε Τηλέφωνα:

• Τουλάχιστον ένα τηλέφωνο επικοινωνίας
• Προτιμήστε το σταθερό για επίσημη επικοινωνία

1. Ορθογραφία:

• Προσέξτε την ορθογραφία της επωνυμίας
• Χρησιμοποιήστε κεφαλαία για νομικές μορφές (ΟΕ, ΑΕ, ΕΠΕ)

1. Ενεργός/Ανενεργός:

• Αφήστε το checkbox checked (ενεργός)
• Μόνο αν δημιουργείτε για αρχειακούς λόγους, απενεργοποιήστε

Μετά τη Δημιουργία

1. Ελέγξτε τη Λίστα:

• Βρείτε τον νέο προμηθευτή στη λίστα
• Βεβαιωθείτε ότι εμφανίζεται σωστά

1. Δοκιμάστε Παραγγελία:

• Δημιουργήστε μια test παραγγελία
• Ελέγξτε αν ο προμηθευτής εμφανίζεται στο dropdown

1. Αποθηκεύστε τα Στοιχεία:

• Κρατήστε αντίγραφο email και τηλεφώνων
• Δημιουργήστε επαφή στο τηλέφωνό σας

1. Ενημερώστε τον Προμηθευτή:

• Ενημερώστε τον ότι προστέθηκε στο σύστημά σας
• Επιβεβαιώστε το email για παραγγελίες

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

1. Μπορώ να δημιουργήσω προμηθευτή χωρίς ΑΦΜ;

Απάντηση: Ναι, το ΑΦΜ δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο. Ωστόσο, συνιστάται έντονα να το προσθέσετε για: - Λογιστική παρακολούθηση - Φορολογικές δηλώσεις - Έκδοση τιμολογίων

Αν ο προμηθευτής είναι αλλοδαπός και δεν έχει ελληνικό ΑΦΜ, αφήστε το πεδίο κενό.

2. Τι κάνω αν το ΑΑΔΕ δεν βρίσκει το ΑΦΜ;

Απάντηση: Αν εμφανιστεί μήνυμα "ΑΦΜ δεν βρέθηκε": 1. Ελέγξτε το ΑΦΜ: Βεβαιωθείτε ότι είναι σωστό (9 ψηφία) 2. Δοκιμάστε ξανά: Πατήστε ξανά το κουμπί ελέγχου 3. Ρωτήστε τον προμηθευτή: Ζητήστε επιβεβαίωση του ΑΦΜ 4. Χειροκίνητη εισαγωγή: Συμπληρώστε τα στοιχεία χειροκίνητα από το τιμολόγιο

Πιθανές αιτίες: - Το ΑΦΜ είναι λανθασμένο - Το ΑΦΜ έχει ανασταλεί - Πρόβλημα σύνδεσης με την ΑΑΔΕ

3. Μπορώ να έχω δύο προμηθευτές με το ίδιο όνομα;

Απάντηση: Ναι, μπορείτε να έχετε δύο προμηθευτές με την ίδια επωνυμία, αλλά: - Οι κωδικοί πρέπει να είναι διαφορετικοί (υποχρεωτικό) - Το ΑΦΜ πρέπει να είναι διαφορετικό (αν συμπληρωθεί)

Παράδειγμα: - Προμηθευτής 1: "ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΙ ΟΕ" - Κωδικός "PAPA01" - ΑΦΜ "123456789" - Προμηθευτής 2: "ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΙ ΟΕ" - Κωδικός "PAPA02" - ΑΦΜ "987654321"

Προσοχή: Αυτό μπορεί να προκαλέσει σύγχυση. Συνιστάται να χρησιμοποιείτε διαφορετικές επωνυμίες (π.χ. "ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΙ ΟΕ - ΑΘΗΝΑ", "ΠΑΠΑΔΟΠΟΥΛΟΙ ΟΕ - ΘΕΣΣΑΛΟΝΙΚΗ")

4. Μπορώ να αλλάξω τον κωδικό προμηθευτή μετά τη δημιουργία;

Απάντηση: Ναι, μπορείτε να αλλάξετε τον κωδικό προμηθευτή μετά τη δημιουργία: 1. Πηγαίνετε στη λίστα προμηθευτών 2. Κάντε κλικ στον προμηθευτή 3. Επεξεργαστείτε τον κωδικό 4. Αποθηκεύστε

Προσοχή: Αν έχετε ήδη παραγγελίες ή παραλαβές με τον παλιό κωδικό, αυτές θα συνεχίσουν να εμφανίζουν τον παλιό κωδικό στα ιστορικά.

5. Πόσους προμηθευτές μπορώ να έχω;

Απάντηση: Δεν υπάρχει τεχνικός περιορισμός στον αριθμό προμηθευτών. Μπορείτε να έχετε: - Μικρές επιχειρήσεις: 5-50 προμηθευτές - Μεσαίες επιχειρήσεις: 50-200 προμηθευτές - Μεγάλες επιχειρήσεις: 200+ προμηθευτές

Συμβουλή: Διατηρήστε μόνο ενεργούς τους προμηθευτές που χρησιμοποιείτε. Απενεργοποιήστε τους υπόλοιπους για να μην γεμίζουν τις λίστες.

6. Τι σημαίνει "Ενεργός" προμηθευτής;

Απάντηση: Ο προμηθευτής που είναι Ενεργός: - ✓ Εμφανίζεται σε όλες τις αναζητήσεις - ✓ Εμφανίζεται σε dropdowns (παραγγελίες, παραλαβές) - ✓ Μπορείτε να κάνετε νέες παραγγελίες - ✓ Μπορείτε να καταχωρήσετε παραλαβές

Ο προμηθευτής που είναι Ανενεργός: - ✗ Δεν εμφανίζεται σε αναζητήσεις - ✗ Δεν εμφανίζεται σε dropdowns - ✓ Το ιστορικό διατηρείται (παραγγελίες, παραλαβές, υπόλοιπο) - ✓ Μπορείτε να τον επανενεργοποιήσετε ανά πάσα στιγμή

Πότε να απενεργοποιήσετε: - Προμηθευτής που δεν χρησιμοποιείτε πλέον - Προσωρινή διακοπή συνεργασίας - Για να καθαρίσετε τις λίστες

7. Μπορώ να διαγράψω έναν προμηθευτή;

Απάντηση: Όχι, δεν μπορείτε να διαγράψετε έναν προμηθευτή αν: - Έχει ιστορικό παραγγελιών - Έχει ιστορικό παραλαβών - Έχει υπόλοιπο (χρέος ή πίστωση)

Λύση: Απενεργοποιήστε τον προμηθευτή: 1. Μεταβείτε στην επεξεργασία προμηθευτή 2. Αποεπιλέξτε το checkbox "Ενεργός" 3. Αποθηκεύστε

Αυτό διατηρεί το ιστορικό αλλά αφαιρεί τον προμηθευτή από τις λίστες.

8. Γιατί δεν μπορώ να αποθηκεύσω;

Απάντηση: Αν το κουμπί "Αποθήκευση" δεν κάνει τίποτα ή εμφανίζονται μηνύματα σφάλματος:

Ελέγξτε: 1. Υποχρεωτικά πεδία: - Επωνυμία: Πρέπει να συμπληρωθεί - Κωδικός: Πρέπει να συμπληρωθεί και να είναι μοναδικός

1. Μορφή Email:

• Πρέπει να είναι έγκυρη (π.χ. name@domain.com)
• Αν δεν έχετε email, αφήστε το κενό

1. Μορφή Τηλεφώνων:

• Μόνο αριθμοί (χωρίς παύλες, κενά)

1. Κόκκινα μηνύματα:

• Κάτω από κάθε πεδίο με πρόβλημα
• Διορθώστε τα και δοκιμάστε ξανά

9. Μπορώ να προσθέσω λογότυπο προμηθευτή;

Απάντηση: Όχι, η τρέχουσα έκδοση δεν υποστηρίζει ανέβασμα λογότυπου προμηθευτή. Το σύστημα αποθηκεύει μόνο: - Κειμενικές πληροφορίες (επωνυμία, διεύθυνση, κλπ.) - Αριθμητικά δεδομένα (υπόλοιπο, ημερομηνία τελευταίας συναλλαγής)

10. Πώς ξέρω αν ο προμηθευτής αποθηκεύτηκε επιτυχώς;

Απάντηση: Μετά την επιτυχή αποθήκευση: 1. Εμφανίζεται μήνυμα: "Ο προμηθευτής αποθηκεύτηκε με επιτυχία" 2. Αυτόματη μεταφορά: Μεταφέρεστε στη λίστα προμηθευτών 3. Εμφάνιση στη λίστα: Ο νέος προμηθευτής εμφανίζεται στη λίστα

Αν παραμένετε στη σελίδα δημιουργίας: - Ελέγξτε για κόκκινα μηνύματα σφάλματος - Διορθώστε τα προβλήματα - Δοκιμάστε ξανά

Προειδοποιήσεις

⚠️ Μοναδικότητα Κωδικού

• Κρίσιμο: Ο κωδικός προμηθευτή πρέπει να είναι μοναδικός στο σύστημα
• Έλεγχος: Το σύστημα ελέγχει αυτόματα κατά την αποθήκευση
• Λύση: Αν ο κωδικός υπάρχει, επιλέξτε διαφορετικό
• Συμβουλή: Χρησιμοποιήστε consistent naming (π.χ. ABCD01, ABCD02)

⚠️ Ακύρωση χωρίς Επιβεβαίωση

• Προσοχή: Το κουμπί "Ακύρωση" δεν ζητάει επιβεβαίωση
• Επίδραση: Χάνονται αμέσως όλα τα δεδομένα που έχετε εισάγει
• Δεν υπάρχει Undo: Δεν μπορείτε να ανακτήσετε τα δεδομένα
• Συμβουλή: Πριν κάνετε κλικ στο "Ακύρωση", βεβαιωθείτε ότι θέλετε να χάσετε τα δεδομένα

⚠️ Email Απαραίτητο για Παραγγελίες

• Λειτουργία: Για αυτόματη αποστολή παραγγελιών μέσω email
• Απαίτηση: Έγκυρη διεύθυνση email
• Χωρίς Email: Μπορείτε να δημιουργήσετε παραγγελίες, αλλά δεν θα σταλούν αυτόματα
• Συμβουλή: Ζητήστε από τον προμηθευτή email για παραγγελίες

⚠️ ΑΑΔΕ - Αυτόματη Συμπλήρωση

• Υπάρχει στο σύστημά σας;: Το κουμπί ελέγχου ΑΦΜ εμφανίζεται μόνο αν η λειτουργία είναι ενεργή
• Προσοχή: Τα στοιχεία από ΑΑΔΕ μπορεί να είναι παλιά
• Έλεγχος: Επιβεβαιώστε τα στοιχεία με τον προμηθευτή
• Διόρθωση: Μπορείτε να τροποποιήσετε τα πεδία μετά την αυτόματη συμπλήρωση

⚠️ Φορολογική Περιοχή

• Σημασία: Καθορίζει το ποσοστό ΦΠΑ στις συναλλαγές
• Προεπιλογή: Η κύρια περιοχή από τις ρυθμίσεις καταστήματος
• Αλλαγή: Μόνο αν ο προμηθευτής βρίσκεται σε περιοχή με διαφορετικό ΦΠΑ (π.χ. νησιά)
• Επίδραση: Επηρεάζει τους υπολογισμούς τιμολογίων

⚠️ Ανανέωση Σελίδας

• Προσοχή: Αν ανανεώσετε τη σελίδα (F5) χάνονται όλα τα δεδομένα
• Δεν υπάρχει Undo: Θα πρέπει να τα ξαναγράψετε από την αρχή
• Συμβουλή: Αποθηκεύετε συχνά ή γράψτε τα στοιχεία σε ένα αρχείο πρώτα

Σχετικές Λειτουργίες

Λίστα Προμηθευτών

Μετά τη δημιουργία του προμηθευτή, μπορείτε να: - Προβάλετε όλους τους προμηθευτές στη λίστα - Φιλτράρετε ανά υπόλοιπο (χρέος/πίστωση) - Αναζητήσετε προμηθευτές ανά όνομα ή ΑΦΜ - Εξάγετε τη λίστα σε Excel

Δείτε το εγχειρίδιο "Λίστα Προμηθευτών" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Επεξεργασία Προμηθευτή

Μετά τη δημιουργία, μπορείτε να: - Τροποποιήσετε τα στοιχεία του προμηθευτή - Προσθέσετε πρόσθετες πληροφορίες - Δείτε το ιστορικό συναλλαγών - Ελέγξετε το υπόλοιπο χρέους/πίστωσης

Δείτε το εγχειρίδιο "Επεξεργασία Προμηθευτή" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Δημιουργία Παραγγελίας

Με τον νέο προμηθευτή μπορείτε να: - Δημιουργήσετε παραγγελίες προϊόντων - Αποστείλετε email με την παραγγελία - Παρακολουθήσετε τις εκκρεμείς παραγγελίες

Δείτε το εγχειρίδιο "Δημιουργία Παραγγελίας" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Δημιουργία Παραλαβής

Όταν ο προμηθευτής στείλει προϊόντα: - Καταχωρήστε την παραλαβή - Ενημερώστε το απόθεμα - Καταγράψτε το τιμολόγιο - Ενημερώστε το υπόλοιπο του προμηθευτή

Δείτε το εγχειρίδιο "Δημιουργία Παραλαβής" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Πιστωτικά Τιμολόγια

Αν χρειαστεί να επιστρέψετε προϊόντα: - Δημιουργήστε πιστωτικό τιμολόγιο - Μειώστε το υπόλοιπο στον προμηθευτή - Αφαιρέστε προϊόντα από το απόθεμα

Δείτε το εγχειρίδιο "Πιστωτικά Τιμολόγια" για περισσότερες λεπτομέρειες.

Κατηγορία: Προμήθειες > Προμηθευτές